Seit einigen Wochen wird die zukünftige IT-Landschaft der VüCH AG unter der Federführung von Brigitte Krapf neu definiert. Der Wunsch nach effizienteren Abläufen, nach weniger Administration und weniger Papier ist stetig gewachsen. Immer höher werden die Anforderungen und Ansprüche an mögliche neue Lösungen.
Erste Weichen für die Zukunft sind nun gestellt. Vermehrtes Arbeiten «von unterwegs» oder «zu Hause», aber auch die verschiedenen Unternehmensstandorte verlangen einen einfachen und unkomplizierten Zugang zu Verträgen, aktueller Einsatzplanung, Personal- und Finanzdaten oder Dokumenten des täglichen Gebrauchs. Gleichzeitig wurde die «on premise» Speicherlösung der Dateien und damit der Unterhalt und die Pflege des Servers vor Ort in Frage gestellt.
In einem ersten Schritt werden zukünftig alle Mitarbeitenden mit der Standardlösung von Microsoft 365 Business ausgestattet. Die Cloud-Lösung von Microsoft entlastet in der Wartung des Servers und Sicherung von Dateien. Die grossen Speicherkapazitäten erlauben zudem den Zugriff von unterwegs auf grosse Dateien und deren weiterhin strukturierte Ablage. Die integrierten Kollaborations-Tools, insbesondere Microsoft Teams, werden den bisherigen «Zoom-Austausch» zwischen den Standorten vereinfachen und fördern.
Parallel dazu laufen die letzten Evaluationsschritte für eine integrierte HR- und Finanzlösung, die es erlauben soll, den gesamten Personal-Lebenszyklus elektronisch abzubilden und zu verarbeiten. Das heisst, dass die gesamte Rekrutierung, Vertragserstellung, Ausbildung, Beurteilung und Einsatzplanung von Mitarbeitenden zukünftig nicht mehr nur teilweise, sondern vollständig papierlos erfolgen soll. Dieser grosse Schritt würde dann auch die Basis für erhebliche Vereinfachungen in den Finanzprozessen – von der Offerte/Bestellung bis hin zur Rechnungsstellung/Bezahlung – legen. Nicht nur die Vereinfachung von Prozessen ist ein Projektziel, sondern auch das Freilegen von Ressourcen, die zielgerichtet für neue Herausforderungen und andere Tätigkeiten eingesetzt werden können. Tätigkeiten, die schlussendlich unseren Mitarbeitenden und unseren Kunden zu Gute kommen – sei es in Form von schnelleren Reaktionszeiten, detaillierteren Antworten oder einfacheren Prozessen.
Obwohl die Projektarbeit erfolgreich voranschreitet, wird eine potenzielle Systemeinführung und damit Umsetzung der Pläne noch einige Zeit in Anspruch nehmen. Eine erfolgreiche Umsetzung will gut geplant und sorgfältig ausgeführt werden.
